Czego Covid-19 może nas nauczyć o planowaniu ciągłości biznesowej

Badanie z udziałem 500 członków zarządów i dyrektorów generalnych, przeprowadzone przed pandemią i obejmujące różne globalne przedsiębiorstwa, miało na celu ocenę gotowości organizacji do reagowania na zdarzenia mające niekorzystne skutki. Respondenci mieli poczucie, że ich organizacje pod względem planowania, komunikacji, odzyskiwania działania i odporności sytuują się gdzieś pomiędzy "przygotowani" a " częściowo przygotowani".

Przygotowanie jest kluczem do pomyślnej nawigacji w przypadku wystąpienia niepożądanych zdarzeń, takich jak pandemia. Organizacje muszą dopilnować, aby posiadały aktualny, proaktywnie utrzymywany plan ciągłości działania (BCP). Przede wszystkim muszą zapewnić istnienie struktur umożliwiających kontynuację działalności w przypadku wystąpienia incydentu o negatywnym wpływie.

Kluczowym przesłaniem wyciągniętym z pandemii COVID-19 jest to, że przedsiębiorstwa posiadające skuteczny plan BCP na ogół zdecydowanie zareagowały na pandemię i wynikające z niej spowolnienie gospodarcze.

PLAN CIĄGŁOŚCI DZIAŁANIA

Plany ciągłości działania należy raz w roku poddawać przeglądom i aktualizacji. W miarę możliwości powinny być też okresowo testowane, przy czym testy nie mogą mieć negatywnego wpływu na działania firmy. Winna być to standardowa praktyka i strategiczny imperatyw dla każdego przedsiębiorstwa, które chce iść naprzód. Plan powinien podkreślać znaczenie ochrony pracowników będących najcenniejszym zasobem firmy i koncentrować się na osiągnięciu „normalnego działania".

Pandemia COVID -19 uwypukliła kilka ważnych aspektów, które organizacje muszą uwzględnić przy opracowywaniu planu BCP. Po pierwsze, musi on zawierać schematy pracy zdalnej. Po drugie, musi zapewnić, że krytyczne funkcje, takie jak funkcjonowanie łańcucha dostaw, będą kontynuowane nawet wtedy, gdy pracownicy nie mogą być na miejscu z powodu kwarantanny/dystansu społecznego. Po trzecie, musi uwzględniać skutki pandemii.

Przy planowaniu i tworzeniu planów BCP w ramach analizy wpływu na biznes (Business Impact Analysis – BIA) ważne jest ustalenie potencjalnych strat dla firmy. Podczas gdy niektóre niekorzystne okoliczności zwykle oddziałują tylko na jeden lub dwa aspekty działalności firmy, pandemia lub podobne zdarzenie będzie miało wpływ na wszystko. Ograniczy pracownikom i klientom możliwość podróżowania, zmniejszy liczbę pracowników, zwiększy zapotrzebowania na specjalistyczny sprzęt ochrony osobistej, dodatkowy monitoring pracowników i pracę zdalną.

Skoncentrowanie się na tych aspektach, przy planowaniu ciągłości działania, będzie korzystne również w przypadku innych zagrożeń, nie tylko pandemii. Istnieje wiele sytuacji, które mogą wymusić konieczność pracy na odległość, w tym np. wycieki chemiczne, przerwy w dostawie prądu, uszkodzenia w wyniku burzy itp. Należy również pamiętać, że w miarę jak zaczniemy wracać do normalności, wiele podmiotów gospodarczych i pracowników przyzwyczai się do pracy zdalnej i może zdecydować się na dalszą pracę w tym trybie, w mniejszym lub większym stopniu.

NAUKI PŁYNĄCE Z COVID

Inwestowanie w proaktywne podejście do BCP przynosi firmom szereg korzyści. Ostatnie doświadczenia wskazują, że z zasady podmioty, których programy BCP oparte na podejściu „business as usual” koncentrowały się na ochronie pracowników, w mniejszym stopniu odczuły wpływ niekorzystnego zdarzenia na wynik końcowy działalności.

Pandemia COVID-19 stworzyła również organizacjom wyjątkową okazję do poznania swoich słabości i podatności na zagrożenia. W przeciwieństwie do symulacji, obecny kryzys przetestował plany BCP w czasie rzeczywistym i w realnych sytuacjach. Dał on organizacjom możliwość naprawienia problemów i wprowadzenia usprawnień do swoich planów BCP, które będą korzystne i wzmocnią działalność. Z drugiej strony, przedsiębiorstwa, które nie posiadają proaktywnych, sprawdzonych planów BCP, mają trudności z powrotem do "normalnego funkcjonowania". Taka sytuacja może trwać jeszcze przez długi czas.

COVID-19 pokazał również, że centralną częścią każdego BCP, musi być włączenie planów pracy zdalnej. Bez nich, firma może nie być w stanie funkcjonować, natomiast z nimi może działać w warunkach niemalże szczytowej wydajności.

CO JEST KONIECZNE

Jako że przedsiębiorstwa na całym świecie zaczynają działać w „nowych normalnych warunkach", powinny postrzegać COVID-19 jako okazję do nauki i doskonalenia. Powinny zadać sobie pytania: „na co musiały zareagować w czasie kryzysu?", "na co nie były przygotowane?", „jakie kroki należy uwzględnić w planie BCP?" oraz „jakie alternatywne rozwiązania byłyby dostępne, gdyby pierwotny plan zawiódł?"

Firmy, które dokumentowały i rejestrowały swoje działania w czasie pandemii, znalazły się na silniejszej pozycji. Weryfikując te działania mogą teraz wybrać te wypróbowane i przetestowane do sformułowania najlepszych praktyk. Aby proces ten był skuteczny, powinien angażować cały kluczowy personel w miejscu pracy.

Zasadniczym elementem każdego skutecznego planu BCP są strategie mające na celu utrzymanie efektywnej dostawy kluczowych produktów i usług. W tym celu, osoby odpowiedzialne za zarządzanie kryzysowe muszą mieć jasno określone działania na rzecz utrzymania ciągłości działania. Plan powinien również oceniać dostęp pracowników i być gotowy na przyjęcie zarówno wysoko-, jak i nisko zaawansowanych technologicznie rozwiązań.

ROZWIĄZANIA SGS